Flow Surgery Model, premiato il modello AOU Sant'Andrea

Scritto il 21/11/2023

da Domenica Servidio

Tra i vincitori della sesta edizione degli Oscar della Sanità - Lean Healthcare Award 2023, che si è svolta a Roma presso il Palazzo delle Esposizioni e che ha visto la valutazione di 222 progetti provenienti da 93 aziende italiane – spicca l’Azienda Universitaria Ospedaliera Sant’Andrea di Roma, a cui è stato assegnato il riconoscimento per la categoria “Ambiti progettuali”, per la presentazione dell’interessante e innovativo “Flow Surgery Model”. Si tratta di un nuovo modello organizzativo gestionale e assistenziale, introdotto nei Blocchi Operatori dell’A.U.O. Sant’Andrea da gennaio 2021 che prende ispirazione dal modello Lean organization. Un progetto sviluppato in toto dal personale infermieristico, ad isorisorse, ottimizzando le unità assegnate.

Lean Healthcare Award 2023, premiato il Flow Surgery Model AOU Sant'Andrea

Evento rivolto ai migliori processi di riorganizzazione nel mondo Healthcare, al quale possono partecipare aziende sanitarie pubbliche e private e aziende appartenenti ai settori Healthcare, la sesta edizione del Lean Healthcare Award ha visto tra i vincitori anche l’Azienda Universitaria Ospedaliera Sant’Andrea di Roma per il progetto pilota Flow Surgery Model, che ha permesso la transizione da un modello assistenziale per compiti (che inevitabilmente determinava una frammentazione dell’attività lavorativa, tempi non a valore) ad un modello gestionale-organizzativo basato sulla filosofia Lean-Thinking.

L’introduzione del nuovo modello ha determinato un miglior controllo del flusso, sempre regolare all’interno del percorso operatorio, che è basato sulla gestione del tempo e rispecchia i principi del Time Management e del Primary Nursing per quanto concerne l’assistenza infermieristica.

Il gruppo infermieristico coinvolto nel progetto è partito dalla valutazione di tutto ciò che produceva spreco e sovraccarico, errori di processo e tempo non a “valore”.

Al solo scopo esemplificativo: l’approvvigionamento di presidi ad alto costo, attività di preparazione dei tavoli operatori non standardizzata, ritardo primo intervento. Così come l’introduzione della chirurgia robotica e il personale neoassunto determinava delle difficoltà da un punto di vista formativo, che si ripercuoteva sul benessere organizzativo.

Sono stati analizzati inoltre, altri importanti indicatori come il Turnover time e il tasso grezzo di utilizzo di sala operatoria.

Cambiamenti introdotti con il Flow Surgery Model

L’introduzione del Flow Surgery Model ha determinato quindi una serie di importanti cambiamenti, migliorando l’efficacia e l’efficienza dell’attività assistenziale intraoperatoria, miglioramenti questi valorizzati con specifici indicatori.

Tra gli obiettivi del progetto:

Programmazione efficace delle liste operatorie
Avere un Coordinatore del percorso clinico peri-operatorio del paziente/gestore del flusso
Aumento del tasso di utilizzo del personale e delle sale operatorie
Migliorare la comunicazione tra Blocchi Operatori e gli altri servizi ospedalieri (es. Sterilizzazione, Radiologia, Pronto soccorso)
Gestione logistica dei dispositivi/magazzini/riduzione scorte
Aumento del ritmo di rotazione delle risorse
Riduzione movimentazione/riduzione tempi di processo
Valorizzazione del personale/aumento del benessere organizzativo

Funzioni e competenze del Time Manager

Il Dott. Gianfranco Apollonio, Funzione Organizzativa Blocchi Operatori AUO Sant'Andrea Roma, ha ritirato il premio

Figura fondamentale è stata l’introduzione del Time Manager, il quale ha competenze di tipo clinico, manageriale e finanziario.

Le competenze cliniche sono necessarie per l’identificazione e l’accertamento di problemi reali e/o potenziali, sapere ciò che ha carattere di urgenza e ciò che può essere posticipato.

Il Time Manager ha poi competenze manageriali, perché è in grado di occuparsi della gestione dell’assistenza all’utente e collabora con l’équipe multidisciplinare, valutando in maniera costante la qualità dell’assistenza fornita e gli esiti di tali interventi.

Tale figura ha competenze anche di tipo finanziario, perché garantisce la giusta assegnazione delle risorse durante l’attività intra-operatoria, evitando sprechi e frammentazioni inutili delle prestazioni.

Per fotografare efficacia ed efficienza del modello introdotto, nell’ultimo anno e mezzo di applicazione è stata condotta un’analisi di ricerca quantitativa: l’attività chirurgica del 2023 nel primo semestre ha contato 5000 interventi chirurgici (esclusa attività ambulatoriale), risultati che confermano un importante incremento rispetto al periodo pre Covid-19 (anni di riferimento 2018/2019).

Anche il tasso grezzo di utilizzo delle sale si avvicina alla linea di buon utilizzo. Il Turnover Time è migliorato negli anni, è incrementato l’uso del sistema robotico, con una media di tre interventi/giorno.

Tra i progetti futuri delle sale operatorie del Sant’Andrea vi è quello di migliorare ulteriormente l’integrazione tra il programma di cambiamento e la strategia aziendale. È in programma un maggiore coinvolgimento dei professionisti e l’impiego di maggiori risorse, favorendo una decentralizzazione delle responsabilità su attività di miglioramento e coinvolgendo altre unità strategiche come la pre-ospedalizzazione.